Persondatapolitik, ansøgere til og beboere på Fortunkollegiet
Her kan du læse, hvordan Fortunkollegiet håndterer personoplysninger i forbindelse med ansøgning om bolig og beboelse på Fortunkollegiet.
Dataansvarlig
Fortunkollegiet er dataansvarlig, og med dette følger at vi sørger for at behandling af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Fortunkollegiet
Trongårdsvej 46
2800 Kgs. Lyngby
Du er velkommen til at kontakte administratorerne Louise Kjeldsen, email: lkj@unord.dk, tlf. 29721328 eller Per Bech Haugaard, email: pbh@unord.dk, tlf. 61378100
Vi behandler følgende persondata
Data i forbindelse ansøgning om bolig på Fortunkollegiet. Data i forbindelse med beboelse på Fortunkollegiet
Hvis du ansøger om en bolig hos os behandles følgende personoplysninger:
- – Navn, cpr. Nr. og adresse
- – Data fra dit ansøgningsskema
Hvis du er under 18 år, behandler vi også personoplysninger om dine forældre (navn, adresse, e- mailadresse, telefonnr. og CPR-numre). Personoplysningerne om dine forældre opbevares med det formål, at vi kan kontakte dem vedrørende din boligsituation, skolegang og trivsel, hvilket vi har pligt til, indtil du fylder 18 år.
Kategorier af personoplysninger
- Stamoplysninger på dig (og evt dine forældre), dvs. navn, adresse, CPR-numre, telefonnummer, mailadresse
- De oplysninger om dig selv, som du selv har givet os i din ansøgning
- Dit foto (udelukkende til brug på adgangskort og kort til ophæng ved indgangsdør til værelse).
- Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning. De kameraovervågede områder er tydeligt markeret med skiltning.
Modtagere
Konkrete personoplysninger videregives til Fortunkollegiets databehandlere:
- U/NORD / EFIF, samarbejde om datahåndtering, https://www.unord.dk/ og IT-samsamarbejdet, https://www.efif.dk/
- Deloitte, revision, http://deloitte.dk
- Polytekniske kollegieselskab, samarbejde om ventelister, https://www.pks.dk/
- Salto, adgangskontrol ved hoveddøre, https://saltosystems.com/da-dk/
- Nets, betalingsservice, https://www.nets.eu/dk-da
- Jyske Bank, betalingssystemer, https://www.jyskebank.dk/
- Advokat Kim Egegaard, juridisk bistand, https://aumento.dk/
- Copenhagen Business Academy, samarbejdspartner, https://www.cphbusiness.dk/
- Miele, håndtering af betaling af vask via eletronisk adgangskort, https://www.miele.dk/
Dine rettigheder
- Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig
- Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig
- Du har ret til at få slettet de personoplysninger vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme. Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn Fortunkollegiets dokumentation for vores administration af dine skolegang. De fleste oplysninger om dig slettes derfor efter endt uddannelse hos os.
- Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af husleje og depositum.
- Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.
Informationssikkerhed
Fortunkollegiet arbejder konstant for at beskytte kollegiet mod uautoriseret adgang, ændring eller offentliggørelse af de personoplysninger Fortunkollegiet opbevarer.
Organisatoriske foranstaltninger:
- Medarbejdertræning og videreuddannelse
- Funktionsopdelt godkendelse af medarbejdere, der arbejder med persondata
Tekniske foranstaltninger
- Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger
- Backup på alle it-systemer, der behandler personoplysninger
- Adgangsbegrænsninger til personoplysninger så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt
- Al datatransmission og lagring sker krypteret
- Adgang er baseret på bruger-id og personligt password på minimum 8tegn
- Der benyttes ”Direct Acces” og kryptering i forbindelse med fjernarbejdspladser
- Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Fortunkollegiets vegne
Klageinstans
Du har mulighed for klager over vores behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datattilsynet.dk
Persondatapolitik, ansøgere til stillinger på Fortunkollegiet
Indholdsfortegnelse
Persondatapolitik
Dataansvarlig
Kontaktoplysninger
Vi behandler følgende persondata
Grundlag for behandlingen
Registrede
Kategorier af personoplysninger
Modtagere
Dine rettigheder
Informationssikkerhed
Organisatoriske foranstaltninger
Tekniske foranstaltninger
Klageinstans
Persondatapolitik, ansøgere og medarbejdere på Fortunkollegiet
Her kan du læse, hvordan Fortunkollegiet håndterer personoplysninger i forbindelse med ansøgning om bolig og beboelse på Fortunkollegiet.
Dataansvarlig
Fortunkollegiet er dataansvarlig, og med dette følger at vi sørger for at behandling af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med lovgivningen.
Fortunkollegiet
Trongårdsvej 46
2800 Kgs. Lyngby
Kontaktoplysninger:
Fortunkollegiet
Trongårdsvej 46
2800 Kgs. Lyngby
Du er velkommen til at kontakte administratorerne Louise Kjeldsen, email: lkj@unord.dk, tlf. 29721328 eller Per Bech Haugaard, email: pbh@unord.dk, tlf. 61378100
Vi behandler følgende persondata
Data i forbindelse med medarbejdere der ansøger om ansættelse på
Fortunkollegiet og i forbindelse med medarbejdere der er ansat på Fortunkollegiet
Hvis du ansøger om et job hos os behandles følgende personoplysninger:
• Navn, cpr. Nr. og adresse
• Data vedrørende uddannelser
• Data vedrørende erhvervserfaring
• Data vedrørende kurser
• Data vedrørende eventuelle referencer
Fører ansøgningen ikke til ansættelse på Fortunkollegiet makuleres samtlige data.
Grundlag for behandlingen
– Nødvendige og muligvis særlige (følsomme) personoplysninger behandles med det
formål at kunne opfylde kontraktlige og lovpligtige ansættelsesretlige krav over for
ansat. Herunder også forpligtelser i forhold til bogføringsloven.
Registrerede
Nuværende og tidligere ansatte
Kategorier af personoplysninger
• Billede
• Fulde navn og kontaktoplysninger (herunder privat e-mail og privat telefonnummer)
• Adresse
• CPR-nummer
• Strafbare forhold – ved behov for indhentelse af børneattest
• Lønsedler
• Pensionsoplysninger (kan indeholde oplysning om fagforening og overenskomst)
• Flextids-oplysninger
• Korrespondance udvekslet mellem medarbejderen/ledelsen vedrørende specifikke
forhold omkring den pågældende medarbejder
• Refusionsopgørelser vedr. barsel og sygdom
• Sygehistorik (herunder sygemeldinger)
• Ansøgning og CV.
Modtagere
Konkrete personoplysninger videregives til
• Virk, https://indberet.virk.dk/
• SKAT, https://www.skat.dk/
• ATP, https://www.atp.dk/
og til følgende af UNords databehandlere:
Konkrete personoplysninger videregives til Fortunkollegiets databehandlere:
- U/NORD / EFIF, samarbejde om datahåndtering, https://www.unord.dk/ og IT-samsamarbejdet, https://www.efif.dk/
- Deloitte, revision, http://deloitte.dk
- Polytekniske kollegieselskab, samarbejde om ventelister, https://www.pks.dk/
- Salto, adgangskontrol ved hoveddøre, https://saltosystems.com/da-dk/
- Nets, betalingsservice, https://www.nets.eu/dk-da
- Jyske Bank, betalingssystemer, https://www.jyskebank.dk/
- Advokat Kim Egegaard, juridisk bistand, https://aumento.dk/
- Copenhagen Business Academy, samarbejdspartner, https://www.cphbusiness.dk/
- Miele, håndtering af betaling af vask via eletronisk adgangskort, https://www.miele.dk/
Dine rettigheder
- Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig
- Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig
- Du har ret til at få slettet de personoplysninger vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme. Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn Fortunkollegiets dokumentation for vores administration af dine skolegang. De fleste oplysninger om dig slettes derfor efter endt uddannelse hos os.
- Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af husleje og depositum.
- Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.
Informationssikkerhed
Fortunkollegiet arbejder konstant for at beskytte kollegiet mod uautoriseret adgang, ændring eller offentliggørelse af de personoplysninger Fortunkollegiet opbevarer.
Organisatoriske foranstaltninger:
- Medarbejdertræning og videreuddannelse
- Funktionsopdelt godkendelse af medarbejdere, der arbejder med persondata
Tekniske foranstaltninger
- Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger
- Backup på alle it-systemer, der behandler personoplysninger
- Adgangsbegrænsninger til personoplysninger så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt
- Al datatransmission og lagring sker krypteret
- Adgang er baseret på bruger-id og personligt password på minimum 8 tegn
- Der benyttes ”Direct Acces” og kryptering i forbindelse med fjernarbejdspladser
- Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Fortunkollegiets vegne
Klageinstans
Du har mulighed for klager over vores behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datattilsynet.dk
Persondatapolitik, kunder og samarbejdspartnere, Fortunkollegiet
Indholdsfortegnelse
Persondatapolitik
Dataansvarlig
Kontaktoplysninger
Vi behandler følgende persondata
Dine rettigheder
Informationssikkerhed
Organisatoriske foranstaltninger
Tekniske foranstaltninger
Klageinstans
Persondatapolitik, kunder og samarbejdspartnere på Fortunkollegiet
Her kan du læse, hvordan Fortunkollegiet håndterer personoplysninger i forbindelse med ansøgning om bolig og beboelse på Fortunkollegiet.
Dataansvarlig
Fortunkollegiet er dataansvarlig, og med dette følger at vi sørger for at behandling af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med lovgivningen.
Fortunkollegiet
Trongårdsvej 46
2800 Kgs. Lyngby
Kontaktoplysninger:
Fortunkollegiet
Trongårdsvej 46
2800 Kgs. Lyngby
Du er velkommen til at kontakte administratorerne Louise Kjeldsen, email: lkj@unord.dk, tlf. 29721328 eller Per Bech Haugaard, email: pbh@unord.dk, tlf. 61378100
Vi behandler følgende persondata
Data i forbindelse med køb og salg af varer og tjenesteydelser. Data er modtaget af dig eller
anden part.
Når du handler med Fortunkollegiet, behandles følgende personoplysninger:
• Navn og stilling på den medarbejder vi handler/samarbejder med
• Arbejdssted for den medarbejder vi handler med
• E-mailadresse og telefonnummer
Af hensyn til et effektivt samarbejde er disse data registreret i vores Navision og Office-system.
Oplysningerne i Navision og i vores Office-system opretholdes så længe der finder en samhandel i form af salg, support eller service sted. Data rettes/ slettes når alle tre former for samhandel ikke længere finder sted, eller at pågældendes data ændres.
Dine rettigheder
- Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig
- Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig
- Du har ret til at få slettet de personoplysninger vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme. Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af husleje og depositum.
- Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.
Informationssikkerhed
Fortunkollegiet arbejder konstant for at beskytte kollegiet mod uautoriseret adgang, ændring eller offentliggørelse af de personoplysninger Fortunkollegiet opbevarer.
Organisatoriske foranstaltninger:
- Medarbejdertræning og videreuddannelse
- Funktionsopdelt godkendelse af medarbejdere, der arbejder med persondata
Tekniske foranstaltninger
- Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger
- Backup på alle it-systemer, der behandler personoplysninger
- Adgangsbegrænsninger til personoplysninger så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt
- Al datatransmission og lagring sker krypteret
- Adgang er baseret på bruger-id og personligt password på minimum 8 tegn
- Der benyttes ”Direct Acces” og kryptering i forbindelse med fjernarbejdspladser
- Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Fortunkollegiets vegne
Klageinstans
Du har mulighed for klager over vores behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datattilsynet.dk
Videoovervågning på Fortunkollegiets matrikler
Generelt er det ikke kollegiets ønske, at der skal etableres en generel overvågning af aktiviteter på kollegiet, men af dokumentationsmæssige årsager har det vist sig hensigtsmæssigt at etablere en begrænset overvågning på en måde, så den er mindst generende for den personlige integritet hos beboere og ansatte. Overvågningen sker i henhold til Lov om tv overvågning nr 788 af 12 august2005 med efterfølgende ændringer, senest 6. juni 2007. Overvågningen sker ved kollegiets indgangspartier, facader, samt cykelparkeringsområder. Der skiltes med videoovervågning. Ansvarlig for anvendelse af optagelser er undertegnede Flemming Zachariasen Generelt må optagelserne kun anvendes som dokumentation ved henvendelser fra politiet og andre relevante offentlige myndigheder samt ved stærk formodning om ulovligheder af særlig grov karakter. Ansvarlig for selve driften af anlægget, optagelser og sletning er it-chef Henrik Faaborg. Der er underskrevet en tavshedserklæring omkring indholdet af optagelserne. Optagelserne slettes efter 7 dage medmindre der foreligger særlige omstændigheder.